Een succesvolle vergadering begint bij de locatie

Bij een vergadering, presentatie of meeting is de locatie van groot belang. Een geweldige omgeving zorgt voor een goede eerste indruk, positieve afleiding en kan de sfeer enorm bevorderen. Vaak wordt er over de vergadering op die ene fraaie locatie waar alles goed geregeld was, nog lang nagepraat. Iets wat uiteraard positief is voor u als persoon of bedrijf die de vergadering leidt of de presentatie geeft. Maar waar moet een vergaderlocatie dan over beschikken?

Bijzondere omgeving

Een bijzondere, inspirerende omgeving is misschien wel het allerbelangrijkste van de vergadering. Na een aantal uren vergaderen is het heerlijk om even een koffiepauze of lunchpauze te nemen. Niets is dan fijner om vanuit de vergaderruimte in een prachtige omgeving te stappen. Een groene bosrijke of juist landelijke omgeving creëren direct de juiste sfeer die nodig is bij een pauze. Iedereen is meteen even helemaal weg van het werk, waardoor er na de pauze juist weer effectiever aan de slag kan worden gegaan. Met een vergaderlocatie aan een meer, privépark of klein privéstrand weet u ook zeker dat iedereen zich de vergadering of meeting een jaar later nog steeds positief herinnert. Zo’n toplocatie is ook ideaal voor bijvoorbeeld een afsluitende borrel!

Perfecte bereikbaarheid

Als de bereikbaarheid niet perfect is, komen uw gasten, relaties of medewerkers al geïrriteerd bij de vergadering of meeting binnen, iets wat u uiteraard wilt voorkomen. Kies daarom voor een vergaderlocatie met voldoende parkeergelegenheid. Locaties midden in het groen zijn vaak lastiger bereikbaar voor mensen die met het openbaar vervoer komen. Zorg daarom dat er voor hen ook iets geregeld is, zoals een pick-up service op het treinstation of de luchthaven. Komen er mensen uit het hele land? Dan is het een idee om te kiezen voor een vergaderlocatie in Utrecht of net buiten de stad, vanwege de centrale ligging.

Culinair genieten

Eten en drinken kan de dag maken of breken. Zorg goed voor uw relaties of medewerkers en kies dan ook voor een vergaderlocatie waarbij er een ruime keuze is in hapjes en drankjes. Vooral bij grotere groepen is bediening aan te raden, zodat u er zelf geen omkijken meer naar heeft. Bij een goede vergadering staat de koffie en thee met iets lekkers klaar bij de ontvangst en wordt er ook aan een goede, stevige lunch gedacht.

Overnachtingsmogelijkheden

Duurt uw vergadering of meeting tot in de late uurtjes of zelfs meerdere dagen? Dan kunt u eraan denken om mensen te laten overnachten in de buurt van de vergaderlocatie. Wanneer een vergaderlocatie overnachtingsmogelijkheden heeft is dit natuurlijk een groot pluspunt, omdat relaties of medewerkers zich niet telkens hoeven te verplaatsen.

Net dat beetje extra

Dat de locatie beschikt over snelle Wifi en voldoende stopcontacten mag duidelijk zijn, maar vraag dit toch altijd nog even na. Een perfecte vergaderlocatie biedt echter net een beetje meer. Een kleine extra ruimte waar iemand even privé kan bellen, een kwalitatief geluidssysteem of het verhuur van laptops voor noodgevallen.

Gerenommeerde vergaderlocaties

Wilt u er zeker van zijn dat u een vergaderlocatie kiest die echt aan alle eisen voldoet? Kies dan voor een gerenommeerde locatie. TD&L reikt ieder jaar een Award uit voor de beste trainingslocaties. Landgoed ISVW heeft bijvoorbeeld een vergaderruimte in Utrecht en is afgelopen jaar uitgeroepen tot de beste trainingslocatie van het jaar.

Social tagging: >

Leave a Reply